# Nivel 6 · Dónde vive tu formato base

**Tu formato base y tus prompts son un activo del área comercial: es donde se acumula lo que aprendieron vendiendo. El problema no es hacerlos, es que sigan siendo uno solo cuando ya son tres personas usándolos.**

Hay tres escalones y se suben en orden. **No brinques al tercero porque suena más serio**: cada uno cuesta más de mantener que el anterior, y el correcto es el más simple que aguante tu situación de hoy.

## Escalón 1 · Un prompt guardado y un archivo

**Para quién:** tú solo, o dos personas que se hablan todos los días.

Tu [formato base](/guias/tu-formato-base) es un archivo `.html` y tus prompts son texto. Guárdalos donde ya guardas todo lo demás: una carpeta en Drive, una página en Notion, una nota fija. Lo único que hay que cuidar son tres cosas:

- **Un solo lugar, y que todos sepan cuál es.** El enemigo no es el desorden: es la copia en el escritorio de alguien.
- **La fecha en el nombre**: `plantilla-propuesta-2026-09.html`. Cuando haya una nueva, la anterior se queda como `-2026-06` en una subcarpeta de *anteriores*. En seis meses vas a querer saber qué cambió.
- **Un renglón de "qué cambió"** junto al archivo, una línea por versión. `2026-09: sección de riesgos nueva, el precio subió antes de "por qué nosotros".`

**Cuándo ya no alcanza:** cuando alguien manda una propuesta con una plantilla vieja, o cuando te das cuenta de que cada quien le está pegando su propio prompt.

## Escalón 2 · Un asistente con tu formato adentro

**Para quién:** de dos a seis personas, todas usando la misma IA.

En vez de que cada quien pegue el prompt y adjunte la plantilla, el trabajo queda dentro de un asistente que el equipo abre y ya. Cada herramienta lo llama distinto pero es lo mismo: **instrucciones fijas más archivos adjuntos**.

- **Claude:** un Proyecto, o una Skill si quieres que se active sola cuando alguien pida una propuesta.
- **ChatGPT:** un GPT propio o un proyecto.
- **Gemini:** un Gem.
- **Copilot:** un archivo de instrucciones en la carpeta donde trabajan.

**Qué le metes adentro**, en este orden de importancia:

1. **Tu formato base** como archivo.
2. **Las reglas de Cartaventa**: pégale el texto de `https://cartaventa.com/guias/como-debe-ser-el-html.md`, o dile que lo lea de ahí.
3. **Los prompts del manual** que ya uses: el de [transcripción](/guias/de-transcripcion-a-propuesta), el de [elementos interactivos](/guias/elementos-interactivos), el de [revisión](/guias/tu-formato-base).
4. **Dos o tres propuestas que ganaron**, como ejemplo de tono y de nivel de detalle. Enseñan más que cualquier instrucción.
5. **Tus rayas**: lo que nunca se promete, lo que nunca se descuenta sin autorización, el plazo mínimo, qué datos de cliente no se citan.

**La ventaja real** no es la comodidad: es que cuando cambias la instrucción, le cambia a todos a la vez. Y que un vendedor nuevo produce una propuesta decente su primera semana.

**Los dos cuidados:** que una sola persona sea la que edita las instrucciones —si todos editan, en un mes nadie sabe qué dicen—, y que en las instrucciones haya una línea con la fecha de la última actualización, para que se note cuando lleva medio año sin tocarse.

**Cuándo ya no alcanza:** cuando alguien cambió algo y nadie sabe qué ni cuándo; cuando quieres revisar un cambio antes de que le llegue a todo el equipo; o cuando ya son varias plantillas —propuesta, cotización, informe— y varios asistentes que repiten las mismas reglas.

## Escalón 3 · Un repositorio en GitHub

**Para quién:** de seis personas para arriba, o cualquier equipo que ya se peleó una vez por una versión.

Un repositorio es una carpeta con **historial**: guarda cada cambio, quién lo hizo, cuándo y por qué, y permite revisar un cambio antes de que entre. Es lo que ya usan los equipos de software para exactamente este problema, y sirve igual para textos.

Una estructura que funciona:

```
propuestas/
├── README.md              ← cómo se usa esto, en diez renglones
├── plantillas/
│   ├── propuesta.html
│   ├── cotizacion.html
│   └── informe-de-resultados.html
├── prompts/
│   ├── de-transcripcion-a-propuesta.md
│   ├── revision-antes-de-mandar.md
│   └── reglas-cartaventa.md
└── ejemplos/
    └── 2026-08-propuesta-que-ganamos.html
```

**No necesitas saber programar ni usar la terminal.** GitHub se usa desde el navegador: creas el repositorio **privado**, arrastras los archivos, y para cambiar algo lo editas ahí mismo. Quien quiera proponer un cambio abre una *pull request* —que no es más que "propongo esto, revísalo"— y quien sea dueño del formato lo aprueba o lo discute. Ese es todo el mecanismo.

**Lo que ganas** sobre el escalón 2:

- **Historial de verdad.** Puedes ver la plantilla como estaba en junio y qué cambió desde entonces.
- **Revisión antes de que entre.** El cambio que propone un vendedor lo aprueba el responsable. Sin eso, el escalón 2 es un documento compartido con más pasos.
- **Un solo origen para varios asistentes.** El Proyecto de Claude, el GPT y el Gem apuntan todos a los mismos archivos, y quien use Claude Code o Copilot los tiene directo en su carpeta.

**Lo que cuesta:** alguien tiene que cuidarlo. Un repositorio abandonado es peor que una carpeta de Drive abandonada, porque además da la impresión de que hay orden.

## La tabla para decidir hoy

| Tu situación | Dónde vive tu formato |
|---|---|
| Vendes tú solo | Un archivo y un prompt, bien guardados |
| Dos o tres personas, misma IA | Un asistente con la plantilla adentro |
| Seis o más, o ya hubo un choque de versiones | Un repositorio privado, con revisión |
| Varias líneas de negocio con plantillas distintas | Repositorio, una carpeta por línea |

Y una señal que vale por cualquier tabla: **si alguien te preguntó "¿cuál es la última versión?" y tuviste que buscar la respuesta, ya te toca el siguiente escalón.**

## Qué NO se guarda, en ningún escalón

Esto importa más conforme subes, porque un repositorio compartido se siente privado y no lo es tanto:

- **Transcripciones de llamadas con datos de tu cliente.** Llevan nombres, cifras y quejas internas. Úsalas y bórralas; no las archives en la carpeta del equipo.
- **Propuestas llenas con datos reales**, salvo las dos o tres de ejemplo, y a esas cámbiales el nombre del cliente y las cifras.
- **Listas de precios especiales o autorizaciones de descuento**, si el repositorio lo ve gente que no debería negociarlos.
- **Nunca, en ningún caso: contraseñas, llaves de API ni accesos.** Un repositorio no es un lugar para guardar secretos, aunque sea privado.

## Dónde entra Cartaventa

Cartaventa versiona **lo que ya publicaste**: cada documento guarda sus versiones con fecha y huella, y reemplazar una no rompe las ligas que mandaste. Eso ya lo tienes resuelto y no hay que duplicarlo.

Lo que Cartaventa **no** versiona es tu plantilla ni tus prompts, porque viven antes: son el molde, no el documento. De eso trata este artículo.

## Qué sigue

[Subir y publicar un documento](/guias/subir-y-publicar-un-documento), o [Qué puedes mandar por Cartaventa](/guias/que-puedes-mandar) si quieres decidir qué más de lo que hoy mandas adjunto merece una liga.