Nivel 6 · Dónde vive tu formato base

Tu formato base y tus prompts son un activo del área comercial: es donde se acumula lo que aprendieron vendiendo. El problema no es hacerlos, es que sigan siendo uno solo cuando ya son tres personas usándolos.

Hay tres escalones y se suben en orden. No brinques al tercero porque suena más serio: cada uno cuesta más de mantener que el anterior, y el correcto es el más simple que aguante tu situación de hoy.

Escalón 1 · Un prompt guardado y un archivo

Para quién: tú solo, o dos personas que se hablan todos los días.

Tu formato base es un archivo .html y tus prompts son texto. Guárdalos donde ya guardas todo lo demás: una carpeta en Drive, una página en Notion, una nota fija. Lo único que hay que cuidar son tres cosas:

• Un solo lugar, y que todos sepan cuál es. El enemigo no es el desorden: es la copia en el escritorio de alguien.
• La fecha en el nombre: plantilla-propuesta-2026-09.html. Cuando haya una nueva, la anterior se queda como -2026-06 en una subcarpeta de anteriores. En seis meses vas a querer saber qué cambió.
• Un renglón de "qué cambió" junto al archivo, una línea por versión. 2026-09: sección de riesgos nueva, el precio subió antes de "por qué nosotros".

Cuándo ya no alcanza: cuando alguien manda una propuesta con una plantilla vieja, o cuando te das cuenta de que cada quien le está pegando su propio prompt.

Escalón 2 · Un asistente con tu formato adentro

Para quién: de dos a seis personas, todas usando la misma IA.

En vez de que cada quien pegue el prompt y adjunte la plantilla, el trabajo queda dentro de un asistente que el equipo abre y ya. Cada herramienta lo llama distinto pero es lo mismo: instrucciones fijas más archivos adjuntos.

• Claude: un Proyecto, o una Skill si quieres que se active sola cuando alguien pida una propuesta.
• ChatGPT: un GPT propio o un proyecto.
• Gemini: un Gem.
• Copilot: un archivo de instrucciones en la carpeta donde trabajan.

Qué le metes adentro, en este orden de importancia:

1. Tu formato base como archivo.
2. Las reglas de Cartaventa: pégale el texto de https://cartaventa.com/guias/como-debe-ser-el-html.md, o dile que lo lea de ahí.
3. Los prompts del manual que ya uses: el de transcripción, el de elementos interactivos, el de revisión.
4. Dos o tres propuestas que ganaron, como ejemplo de tono y de nivel de detalle. Enseñan más que cualquier instrucción.
5. Tus rayas: lo que nunca se promete, lo que nunca se descuenta sin autorización, el plazo mínimo, qué datos de cliente no se citan.

La ventaja real no es la comodidad: es que cuando cambias la instrucción, le cambia a todos a la vez. Y que un vendedor nuevo produce una propuesta decente su primera semana.

Los dos cuidados: que una sola persona sea la que edita las instrucciones —si todos editan, en un mes nadie sabe qué dicen—, y que en las instrucciones haya una línea con la fecha de la última actualización, para que se note cuando lleva medio año sin tocarse.

Cuándo ya no alcanza: cuando alguien cambió algo y nadie sabe qué ni cuándo; cuando quieres revisar un cambio antes de que le llegue a todo el equipo; o cuando ya son varias plantillas —propuesta, cotización, informe— y varios asistentes que repiten las mismas reglas.

Escalón 3 · Un repositorio en GitHub

Para quién: de seis personas para arriba, o cualquier equipo que ya se peleó una vez por una versión.

Un repositorio es una carpeta con historial: guarda cada cambio, quién lo hizo, cuándo y por qué, y permite revisar un cambio antes de que entre. Es lo que ya usan los equipos de software para exactamente este problema, y sirve igual para textos.

Una estructura que funciona:

propuestas/
├── README.md              ← cómo se usa esto, en diez renglones
├── plantillas/
│   ├── propuesta.html
│   ├── cotizacion.html
│   └── informe-de-resultados.html
├── prompts/
│   ├── de-transcripcion-a-propuesta.md
│   ├── revision-antes-de-mandar.md
│   └── reglas-cartaventa.md
└── ejemplos/
    └── 2026-08-propuesta-que-ganamos.html

No necesitas saber programar ni usar la terminal. GitHub se usa desde el navegador: creas el repositorio privado, arrastras los archivos, y para cambiar algo lo editas ahí mismo. Quien quiera proponer un cambio abre una pull request —que no es más que "propongo esto, revísalo"— y quien sea dueño del formato lo aprueba o lo discute. Ese es todo el mecanismo.

Lo que ganas sobre el escalón 2:

• Historial de verdad. Puedes ver la plantilla como estaba en junio y qué cambió desde entonces.
• Revisión antes de que entre. El cambio que propone un vendedor lo aprueba el responsable. Sin eso, el escalón 2 es un documento compartido con más pasos.
• Un solo origen para varios asistentes. El Proyecto de Claude, el GPT y el Gem apuntan todos a los mismos archivos, y quien use Claude Code o Copilot los tiene directo en su carpeta.

Lo que cuesta: alguien tiene que cuidarlo. Un repositorio abandonado es peor que una carpeta de Drive abandonada, porque además da la impresión de que hay orden.

La tabla para decidir hoy

Tu situación	Dónde vive tu formato
Vendes tú solo	Un archivo y un prompt, bien guardados
Dos o tres personas, misma IA	Un asistente con la plantilla adentro
Seis o más, o ya hubo un choque de versiones	Un repositorio privado, con revisión
Varias líneas de negocio con plantillas distintas	Repositorio, una carpeta por línea

Y una señal que vale por cualquier tabla: si alguien te preguntó "¿cuál es la última versión?" y tuviste que buscar la respuesta, ya te toca el siguiente escalón.

Qué NO se guarda, en ningún escalón

Esto importa más conforme subes, porque un repositorio compartido se siente privado y no lo es tanto:

• Transcripciones de llamadas con datos de tu cliente. Llevan nombres, cifras y quejas internas. Úsalas y bórralas; no las archives en la carpeta del equipo.
• Propuestas llenas con datos reales, salvo las dos o tres de ejemplo, y a esas cámbiales el nombre del cliente y las cifras.
• Listas de precios especiales o autorizaciones de descuento, si el repositorio lo ve gente que no debería negociarlos.
• Nunca, en ningún caso: contraseñas, llaves de API ni accesos. Un repositorio no es un lugar para guardar secretos, aunque sea privado.

Dónde entra Cartaventa

Cartaventa versiona lo que ya publicaste: cada documento guarda sus versiones con fecha y huella, y reemplazar una no rompe las ligas que mandaste. Eso ya lo tienes resuelto y no hay que duplicarlo.

Lo que Cartaventa no versiona es tu plantilla ni tus prompts, porque viven antes: son el molde, no el documento. De eso trata este artículo.

Qué sigue

Subir y publicar un documento, o Qué puedes mandar por Cartaventa si quieres decidir qué más de lo que hoy mandas adjunto merece una liga.